Nota de Empenho na Contabilidade Pública

Nota de Empenho na Contabilidade Pública: Entenda seu Significado e Importância

A contabilidade pública é um aspecto fundamental da administração financeira do governo brasileiro. Um dos documentos essenciais para a execução orçamentária da despesa pública é a nota de empenho. De acordo com a Lei nº 4.320/64, o empenho é a primeira etapa da execução orçamentária da despesa pública.

A nota de empenho é emitida antes da realização da despesa e formaliza o compromisso do Estado em pagar pelo bem ou serviço. Ela contém informações importantes como o nome do credor, o valor da despesa, a data de emissão e o número do empenho. A nota de empenho é uma ferramenta importante para o controle e a fiscalização dos gastos públicos, garantindo que os recursos sejam utilizados de forma responsável e transparente.

Entendendo a Nota de Empenho

Emissão da Nota de Empenho

A Nota de Empenho é um documento emitido pela autoridade competente que cria uma obrigação de pagamento para o Estado, pendente ou não de implemento de condição. O empenho da despesa é o ato que dá origem à Nota de Empenho e é regulamentado pelo artigo 58 da Lei nº 4.320/64.

A emissão da Nota de Empenho é uma etapa importante no processo de execução da despesa pública, pois garante que a despesa esteja de acordo com o orçamento e que haja recursos disponíveis para o seu pagamento. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho, conforme estabelecido pelo artigo 60 da Lei nº 4.320/64.

A Nota de Empenho é emitida para cada empenho de despesa e deve conter informações como o nome do credor, a especificação da despesa, a importância da despesa, a dedução desta do saldo da dotação orçamentária própria e outros dados necessários ao controle da execução orçamentária e o acompanhamento da programação financeira, conforme estabelecido pelo artigo 61 da Lei nº 4.320/64. A Nota de Empenho é utilizada para formalizar a reserva de recursos financeiros para o pagamento de despesas.

Materialização da Nota de Empenho

A Nota de Empenho é a materialização do empenho da despesa e é utilizada para registrar as despesas orçamentárias realizadas pela Administração Pública em seu sistema contábil. Ela é um documento importante para o controle da execução orçamentária e financeira, pois permite verificar se os gastos estão de acordo com o orçamento e se há recursos disponíveis para o seu pagamento.

Além disso, a Nota de Empenho é utilizada como base para a liquidação da despesa, que é o ato que verifica a existência da obrigação de pagamento e a sua exatidão, conforme estabelecido pelo artigo 63 da Lei nº 4.320/64. A liquidação é o segundo estágio do processo de execução da despesa e é realizada após a entrega do bem ou a prestação do serviço.

Em resumo, a Nota de Empenho é um documento importante na contabilidade pública, pois garante que a despesa esteja de acordo com o orçamento e que haja recursos disponíveis para o seu pagamento. A sua emissão e materialização são etapas fundamentais no processo de execução da despesa pública. O empenho ordinário é utilizado para despesas de valor fixo e previamente determinado, enquanto o empenho global é utilizado para despesas cujo valor total é conhecido, mas que podem ser pagas em parcelas.

Despesa Pública e Empenho

A despesa pública é um gasto realizado pelo Estado para atender às necessidades da sociedade, e seu processo de execução envolve três estágios: empenho, liquidação e pagamento. O empenho é a primeira etapa da execução da despesa pública, que consiste no compromisso assumido pelo Estado de realizar um pagamento futuro, mediante a existência de recursos orçamentários disponíveis.

O empenho da despesa é regulamentado pela Lei nº 4.320/64 e consiste em quatro fases: Prévio Empenho, Nota de Empenho, Liquidação da Despesa e Pagamento da Despesa. O prévio empenho é a fase em que se verifica a existência de recursos orçamentários suficientes para atender a despesa.

A Nota de Empenho é o documento que formaliza o empenho da despesa e é emitida após o prévio empenho. Nela constam informações como o nome do credor, a representação e a importância da despesa, bem como a dedução desta do saldo da dotação própria. A nota de empenho é a materialização do empenho da despesa e deve ser extraída para cada empenho realizado.

A liquidação é a segunda etapa da execução da despesa pública e consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. A liquidação é regulamentada pela Lei nº 4.320/64 e deve ser realizada antes do pagamento da despesa.

Por fim, o pagamento é a terceira etapa da execução da despesa pública e consiste na entrega de recursos financeiros ao credor, como forma de quitar a obrigação criada pelo empenho. O pagamento deve ser efetuado após a liquidação da despesa e é regulamentado pela Lei nº 4.320/64.

É importante ressaltar que o empenho da despesa pública deve ser realizado dentro do exercício financeiro, ou seja, no período em que o orçamento público está em vigor. Caso contrário, o empenho será considerado como Restos a Pagar e deverá ser cancelado no exercício seguinte. O saldo da dotação orçamentária também deve ser verificado antes da realização do empenho, para garantir que há recursos disponíveis para a realização da despesa.

Legislação e Regulamentação

Lei nº 4.320/64

A Lei nº 4.320/64 estabelece as normas gerais de direito financeiro para a elaboração e o controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Essa lei é aplicável a todos os entes da Federação e estabelece as regras para a elaboração dos orçamentos públicos, a forma de execução das despesas, as regras para a realização de empenhos, a forma de pagamento das despesas e a prestação de contas.

De acordo com a Lei nº 4.320/64, o empenho é o ato administrativo que cria uma obrigação de pagamento e é regulamentado pela mesma lei. O empenho é composto por quatro fases: Prévio Empenho, Nota de Empenho, Liquidação da Despesa e Pagamento da Despesa. O Prévio Empenho é a fase em que se verifica a existência de recursos orçamentários para a realização da despesa. A Nota de Empenho é o documento que formaliza o empenho da despesa e indica o nome do credor, a representação e a importância da despesa bem como a dedução desta do saldo da dotação própria.

Legislação Específica

Além da Lei nº 4.320/64, existem outras legislações específicas que regulamentam a realização de empenhos na contabilidade pública. A Lei Orçamentária Anual (LOA) estabelece as metas e prioridades da administração pública para o exercício financeiro em questão, as despesas que serão realizadas ao longo do ano e as fontes de recursos para o financiamento dessas despesas. A LOA é um instrumento fundamental para a gestão dos recursos públicos e para o planejamento das ações governamentais.

Outra legislação específica é a Lei de Licitações (Lei nº 8.666/93), que estabelece as normas para a realização de licitações e contratos na administração pública. Essa lei estabelece as regras para a escolha dos fornecedores, a forma de contratação dos serviços e a forma de pagamento dos valores contratados. A Lei de Licitações é um instrumento importante para garantir a transparência e a eficiência na gestão dos recursos públicos.

Contratos e Valores

Na contabilidade pública, a realização de empenhos está diretamente relacionada aos contratos e aos valores contratados. Os empenhos são realizados para garantir que os recursos necessários para o cumprimento dos contratos estejam disponíveis. Dessa forma, os empenhos são uma forma de controle dos gastos públicos e de garantia da transparência na gestão dos recursos.

Os valores dos empenhos são calculados com base nos valores contratados e na previsão de gastos para a execução dos contratos. Esses valores são atualizados ao longo do tempo, de acordo com a execução dos serviços e com eventuais ajustes nos contratos.

Em resumo, a legislação e regulamentação referentes à realização de empenhos na contabilidade pública estabelecem as regras para a elaboração dos orçamentos públicos, a forma de execução das despesas, as regras para a realização de empenhos, a forma de pagamento das despesas e a prestação de contas. Além disso, os contratos e os valores contratados são elementos fundamentais para a realização dos empenhos e para a garantia da transparência na gestão dos recursos públicos.

Casos Especiais de Empenho

Empenho Global

O empenho global é uma exceção ao empenho por item, sendo uma modalidade de empenho em que se prevê a realização de despesas em diversas etapas. É utilizado quando não é possível prever com exatidão o valor total da despesa, como em obras de construção civil, por exemplo. Nesse caso, o empenho é feito de forma global, para todo o projeto.

Calamidade Pública

Em situações de calamidade pública, como desastres naturais, a dispensa da emissão da nota de empenho é permitida. A Lei No 8.666 de 1993, que regulamenta as licitações e contratos da administração pública, prevê em seu artigo 24, inciso IV, que é dispensável a licitação nos casos de emergência ou de calamidade pública, quando caracterizada urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer a segurança de pessoas, obras, serviços, equipamentos e outros bens, públicos ou particulares.

Fornecedores e Nota Fiscal

Fornecedores e Autorização de Compra

Na contabilidade pública, antes de um fornecedor poder fornecer bens ou serviços para um órgão público, é necessário que haja uma autorização de compra prévia. Essa autorização é emitida pelo órgão responsável pela aquisição e deve conter informações como a descrição dos bens ou serviços a serem adquiridos, o valor estimado da compra e o prazo para entrega. É importante destacar que a autorização de compra é um documento fundamental para garantir a transparência e a legalidade das transações comerciais.

Nota Fiscal e Pagamento

Após a autorização de compra, o fornecedor deve emitir a nota fiscal correspondente aos bens ou serviços fornecidos. A nota fiscal é um documento fiscal que comprova a transação comercial entre o fornecedor e o órgão público, e deve conter informações detalhadas sobre os bens ou serviços fornecidos, como a quantidade, o valor unitário, o valor total e o prazo de pagamento.

Com a nota fiscal em mãos, o órgão público pode proceder com o pagamento ao fornecedor. É importante ressaltar que, na contabilidade pública, o pagamento deve ser feito apenas após a verificação da conformidade dos bens ou serviços entregues com a autorização de compra, e a conferência dos valores e prazos na nota fiscal. Caso haja alguma divergência ou irregularidade, o pagamento deve ser suspenso até que a situação seja regularizada.

Quem se deve pagar

Na contabilidade pública, o pagamento deve ser feito diretamente ao fornecedor que forneceu os bens ou serviços. É importante ressaltar que, caso o fornecedor seja uma empresa, o pagamento deve ser feito em nome da empresa e não em nome dos sócios ou proprietários. Além disso, para garantir a transparência e a legalidade das transações comerciais, o pagamento deve ser feito por meio de transferência bancária e não em dinheiro.

Fornecimentos feitos

Por fim, é fundamental manter um registro detalhado de todos os fornecimentos feitos pelos fornecedores, bem como das autorizações de compra e notas fiscais correspondentes. Esses registros devem ser atualizados regularmente e devem estar disponíveis para consulta por qualquer cidadão, a fim de garantir a transparência e a prestação de contas dos órgãos públicos. Manter um registro detalhado dos fornecimentos também ajuda a evitar fraudes e irregularidades na contabilidade pública.

Implicações e Responsabilidades

A Nota de Empenho é um documento fundamental na contabilidade pública, pois representa o compromisso do Estado de realizar uma despesa. Sendo assim, é importante conhecer as implicações e responsabilidades envolvidas na emissão e utilização desse documento.

Ordenador de Despesas

O Ordenador de Despesas é o responsável por autorizar a emissão da Nota de Empenho, bem como por verificar se a despesa está de acordo com a legislação e se há recursos disponíveis para a realização da mesma. Caso o Ordenador de Despesas autorize uma despesa sem a devida verificação, ele poderá ser responsabilizado pelos danos causados ao erário público.

O processo de emissão da Nota de Empenho é uma das etapas mais importantes do controle da execução orçamentária. O Ordenador de Despesas deve verificar a legalidade e disponibilidade de recursos para a realização da despesa antes de autorizar a emissão da Nota de Empenho. Para isso, ele deve acompanhar a programação financeira e o orçamento público, utilizando ferramentas como o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI), o Sistema de Conformidade e Prestação de Contas Eletrônica (Conpe) e o Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (Siasg).

Credor

O Credor é a pessoa ou empresa que receberá o pagamento da despesa empenhada. É importante que o Credor esteja ciente de que a Nota de Empenho não garante o pagamento imediato da despesa, mas sim a garantia de que o Estado assumiu o compromisso de realizar o pagamento.

Para receber o pagamento da despesa empenhada, o Credor deve cumprir as condições previstas na legislação e no contrato firmado com o Estado. Caso o Estado não realize o pagamento da despesa empenhada, o Credor poderá recorrer ao Poder Judiciário para garantir o seu direito adquirido. No entanto, é importante destacar que o Direito Adquirido não se aplica a despesas que não atendam aos requisitos legais ou que tenham sido realizadas de forma irregular.

Direito Adquirido

O Direito Adquirido é um princípio fundamental do direito administrativo, que garante a proteção dos direitos de terceiros em relação aos atos da administração pública. No caso da Nota de Empenho, o Direito Adquirido garante ao Credor o direito de receber o pagamento da despesa empenhada, desde que cumpridas as condições previstas na legislação.

Em resumo, a emissão da Nota de Empenho envolve diversas implicações e responsabilidades, que devem ser observadas pelos envolvidos no processo. O Ordenador de Despesas deve verificar a legalidade e disponibilidade de recursos para a realização da despesa, enquanto o Credor deve estar ciente de que a Nota de Empenho não garante o pagamento imediato da despesa. Além disso, o Direito Adquirido garante a proteção dos direitos do Credor em relação aos atos da administração pública. A transparência e a prestação de contas são fundamentais para garantir o controle da execução orçamentária e a efetividade da Nota de Empenho.

Perguntas Frequentes

O que é Nota de Empenho na Administração Pública?

A Nota de Empenho é um documento utilizado pela Administração Pública para registrar a reserva de recursos orçamentários para o pagamento de uma despesa. É um compromisso assumido pelo órgão público de que irá realizar o pagamento da despesa em questão.

Quais são os três tipos de Notas de Empenho?

Existem três tipos de Notas de Empenho utilizados na Administração Pública: Empenho Ordinário, Empenho Estimativo e Empenho Global. O Empenho Ordinário é utilizado para despesas que podem ser individualizadas, como é o caso da aquisição de materiais de escritório. O Empenho Estimativo é usado para despesas cujo valor não pode ser determinado previamente, como é o caso de serviços de publicidade. Já o Empenho Global é utilizado para despesas que não podem ser individualizadas, como é o caso de serviços de limpeza e conservação.

Quando é emitida a Nota de Empenho?

A Nota de Empenho é emitida após a realização da licitação e a assinatura do contrato com o fornecedor, quando se trata de uma despesa contratual. Já para despesas de natureza não contratual, a Nota de Empenho pode ser emitida antes ou depois da realização da despesa.

Quem emite a Nota de Empenho?

A Nota de Empenho é emitida pelo setor responsável pela execução orçamentária e financeira do órgão público.

Qual o prazo para pagamento da Nota de Empenho?

O prazo para pagamento da Nota de Empenho varia de acordo com a legislação e as normas internas de cada órgão público. Em geral, o prazo máximo para pagamento é de 30 dias após a apresentação da nota fiscal pelo fornecedor.

Qual a diferença de Empenho Global e Ordinário?

O Empenho Global é utilizado para despesas que não podem ser individualizadas, como é o caso de serviços de limpeza e conservação. Já o Empenho Ordinário é utilizado para despesas que podem ser individualizadas, como é o caso da aquisição de materiais de escritório.

Pode emitir nota fiscal antes do empenho?

Não. A Nota Fiscal só pode ser emitida após a emissão da Nota de Empenho, que é o documento que garante a reserva de recursos orçamentários para o pagamento da despesa.